Termékek Menü
0

Egy kinyomtatott irat életútja

Minden iratnak van egy hosszú életciklusa. Ezt a ciklust kíséri végig az iratkezelés, amelybe bele tartozik az iratok átvétele, iktatása, másolása selejtezése is. Minden gazdálkodó szervezetnek egyébként külön iratkezelési szabállyal kell rendelkeznie.

Iratmegsemmisítés


Az életciklus elején az irat megérkezik postai vagy elektronikus úton a vállalathoz. Amennyiben e-mailben, vagy egyéb elektronikus formában kerül be a céghez, akkor gyakran kinyomtatják. Minél több iratot kell kinyomtatni, annál fontosabb, hogy olyan nyomtatópatront használjunk, amely költséghatékony, de mégis jó minőségben nyomtat. Ha nem szeretne kisebb vagyonokat eredeti nyomtatókellékekre elkölteni, akkor tudjuk ajánlani az utángyártott kellékekek és tonereket!


Az iratok keletkezése után iktatni kell azokat, és olyan formában, hogy bármikor gyorsan előkereshetőek legyenek. A folyamatok lezárásáig azon szervezeti egységnél vannak az iratok, amelynek a munkájához közvetlenül szüksége van azokra. A folyamatok lezárását követően az iratok az irattárba kerülnek.  Vannak vállalatok, amelyek külön irattárral rendelkeznek, míg vannak olyan szervezetek, akik külsős céget bíznak meg irataik tárolására. Az irat jellegétől, a jogszabályoktól és a helyi iratkezelési szabályoktól függ, hogy az iratot mennyi ideig őrzik meg ott. Ez az időtartam minimum 1 év. Azon iratok, amelyekre többé nincs szükség az ügyintézés során, selejtezésre kerülnek. Azon iratokat, amelyeket nem selejtezhetnek ki, a levéltárban kell tárolni. 


Selejtezést követően az iratot semmiféleképpen ne dobjuk a szemeteskukába, ne vigyük le a többi szeméttel együtt. Az érzékeny adatok védelmében nagyon fontos, hogy kellőképpen megtervezett iratmegsemmisítésen essenek át az iratok, hogy még véletlenül se tudja senki megszerezni a vállalatunkat rossz helyzetbe hozó információkat. Minél érzékenyebb az adat, amely az iraton van, annál körültekintőbben kell az iratmegsemmisítést elvégezni. Azonban ezzel nem Önnek kell törődnie, amennyiben egy külsős vállalatot bíz meg a feladattal. DOCUTÁR Iratrendező és Tároló, Szolgáltató Kft. sok éves tapasztalattal rendelkezik az iratok megsemmisítése terén, ismer minden szabványt és jogszabályt.

Nem tudja, hogy miért is olyan drága a tinta? Cikkünkből kiderül! Utángyártott tintapatron kínálatunkat pedig a linkre kattintva éri el!